De rechtspersoonlijkheid Rafaël Putten behoort tot de koepelorganisatie Rafaël Nederland en verwerkt persoonsgegevens met het oog op het gemeente-zijn. Het speerpunt van gemeente-zijn is het vormen van een gemeenschap door het omzien naar en betrokkenheid bij elkaar. De hoofdregel bij het gebruik van persoonsgegevens is: zorgvuldigheid en terughoudendheid. Omdat wij grote waarde hechten aan de invulling van deze begrippen is hiervoor beleid vastgesteld in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit beleid treft u hieronder aan. Meer informatie over de organisatorische en beleidsmatige maatregelen en verwerkingen treft u aan in Link.
Persoonsgegevens
Onder persoonsgegevens wordt verstaan: alle informatie over een identificeerbaar persoon. Daartoe behoren: uw naam, adres, woonplaats, emailadres (mobiel-) telefoonnummer, bankrekeningnummer en het Burgerservicenummer, maar bijvoorbeeld ook foto’s waarop u herkenbaar bent afgebeeld.
a. Leden
Uw persoonsgegevens zijn opgenomen in een beveiligde omgeving (intranet) van de website van de gemeenschap middels het automatiseringsbedrijf HisMedia/kerkSPOT. Deze omgeving is alleen toegankelijk voor leden met behulp van een wachtwoord. Voor het up-to-date houden van uw gegevens bent uzelf verantwoordelijk.
Naast de ledenadministratie, bestaan nog enkele andere digitale dan wel analoge administraties. U moet daarbij o.a. denken aan een logboek van gevoerde gesprekken in HISMedia, de financiële administratie, maar ook aan aantekeningen van gesprekken van pastorale en/of diaconale aard. Voor al deze administraties geldt dat zij slechts toegankelijk zijn voor de daartoe geëigende leden van de gemeente in verband met de uitoefening van zijn of haar taak. Op al deze gegevens is de zorgvuldigheid en terughoudendheid van toepassing c.q. de regelgeving van de AVG van toepassing.
b. Niet leden (1)
Uw persoonsgegevens zijn opgenomen in een digitale dan wel analoge administratie. Uw gegevens zijn alleen toegankelijk voor het daartoe geëigende lid van de gemeenschap voor het uitoefenen van zijn functie en/of worden door hem/haar bewaard. Op uw gegevens zijn alle rechten van toepassing die u toekomen op grond van de AVG.
Beveiliging
Er zijn passende maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Hierbij wordt de grootst mogelijke nauwkeurigheid nagestreefd en rekening gehouden met de stand van de techniek, de kosten van een effectieve uitvoering, de aard van de gegevens en de risico’s van de gegevensverwerking. Met de verwerker van de persoonsgegevens (HisMedia/kerkSPOT en OVAS) is een verwerkersovereenkomst gesloten die voldoet aan de voorschriften van de AVG. Voor analoge gegevens geldt dat deze door de verwerker veilig wordt opgeborgen.
Toestemming
De toestemming voor het gebruik van de persoonsgegevens wordt schriftelijk of digitaal gegeven. Voor minderjarigen (2) wordt de toestemming gegeven door degene die de ouderlijke verantwoordelijkheid voor de minderjarige draagt.
Doel van de verwerking
Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor het doel waarvoor zij beschikbaar zijn gesteld, het gemeente-zijn in al zijn facetten, en niet aan derden ter beschikking gesteld. Dat betekent o.a. dat met behulp van deze gegevens administratie wordt gevoerd, (bijzondere) samenkomsten onder de aandacht worden gebracht, de onderlinge betrokkenheid bevorderd et cetera. Hiervan wordt alleen afgeweken als sprake is van een wettelijke verplichting.
Persoonsgegevens leiderschap
De persoonsgegevens van gemeenteleden die tot het leiderschap behoren, worden (alleen) op de website geplaatst wanneer dit nuttig/noodzakelijk is voor de uitoefening van de door hem of haar uitgeoefende functie. Zoveel mogelijk wordt gebruik gemaakt van emailadressen met de domeinnaam (naam@rafaelputten.nl)
Foto’s
Met foto’s wordt terughoudend omgegaan. Zij worden geplaatst op het beveiligde deel van de website. Bij plaatsing op het niet beveiligde deel wordt, als personen identificeerbaar zijn, vooraf toestemming gevraagd.
Opname samenkomsten
Audio
De tijdens de samenkomsten gehouden preken worden gepubliceerd op de website. Uitgesproken profetieën worden alleen op het beveiligde deel van de website geplaatst.
Video
Wanneer van samenkomsten video-opnamen worden gemaakt en gepubliceerd, worden de gemeenteleden/bezoekers hiervan tevoren, uiterlijk bij het betreden van de samenkomstzaal, op de hoogte gebracht door middel van goed zichtbare posters en mededeling bij aanvang van de samenkomst zelf. Zo mogelijk wordt tevoren een deel van de zaal ingericht voor degenen die niet in beeld gebracht willen worden.
Bezwaar
Wanneer u bezwaar hebt tegen een foto op de website waarop u zichtbaar bent, dan kunt u dat kenbaar maken door een email te sturen aan de contactpersoon AVG. De betreffende foto wordt dan zo spoedig mogelijk, uiterlijk een maand na ontvangst van het verzoek, verwijderd van het portal.
Wijzigen en verwijderen
Het is altijd mogelijk om gegevens die fout zijn te wijzigen. U kunt uw persoonsgegevens wel onzichtbaar maken, maar niet verwijderen. Hiervoor stuurt u een email aan de contactpersoon AVG. Het verwijderen van uw gegevens wordt aangemerkt als een opzegging van uw lidmaatschap.
Activiteiten
Bij aanmelding voor een activiteit van de gemeente wordt gevraagd naar uw naam, uw emailadres en enkele aanvullende gegevens. Deze gegevens worden uitsluitend voor deze activiteit gebruikt.
Bewaartermijn
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk en in voorkomende gevallen door wetgeving verlangd wordt. Daarbij moet u bijvoorbeeld denken aan de fiscale bewaarplicht van 7 jaar.
Website en cookies
Tijdens uw bezoek aan de website wordt, met behulp van cookies, een klein onzichtbaar tekstbestand dat naar uw internetbrowser wordt gestuurd, enige informatie verzameld over de hard- en software van uw computer. Het gaat daarbij om uw IP-adres, browsertype, domeinnaam en toegangstijd. Deze informatie wordt gebruikt om de website te verbeteren. Deze gegevens worden door de meeste websites vastgelegd en blijven anoniem.
Datalek
Eventuele datalekken worden gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens volgens de beschreven procedure.
Klachten
Als zich een situatie voordoet die u wilt bespreken met of voorleggen aan de contactpersoon AVG. aarzel dan niet. Komt u er met hem/haar niet uit, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit orgaan bereikt u middels https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/
Wijziging van de Privacy verklaring
De tekst van deze Privacy verklaring kan op elk moment, zonder voorafgaande aankondiging, worden gewijzigd. De wijzigingen treden in werking vanaf het moment dat ze op de website zijn gepubliceerd.
Informatie en contactpersoon
Voor vragen, opmerkingen of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u ons bereiken via avg@rafaelputten.nl.
1 bijv. bij het verlenen van pastoraat/diaconaat aan niet-gemeenteleden.
2 Voor het aanbod van diensten van de informatiemaatschappij aan een kind is de verwerking van de gegevens slechts rechtmatig wanneer het kind tenminste 16 jaar is, vgl. art. 8 AVG.